Digitale Transformation in Schule und Verwaltung

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4. Mai 2022

Überblick

Worum geht es bei der Digitalen Transformation?

Obwohl es digitale Rechensysteme und auch das Internet schon seit vielen Jahrzehnten gibt, werden gerade in den letzten Jahren die Begriffe „Digitalisierung“ und „Digitale Transformation“ fast schon sintflutartig im täglichen Sprachgebrauch genutzt. Oftmals ist keine Differenzierung der Begriffe erkennbar und nicht selten werden die Begriffe im falschen Kontext benutzt. Besonders wenn es um die Schwächen des deutschen Schulsystems und der deutschen Bürokratie geht, wird man automatisch über diese Begriffe stolpern.

Aber wo liegen die Unterschiede dieser beiden Begriffe?

Wenn man von „Digitalisierung“ spricht, ist nur der reine Prozess der technischen Umstellung auf digitale Systeme und digitale Infrastrukturen gemeint. Dieser Vorgang ist leicht zu beschreiben und kann in der heutigen Zeit von vielen Technologiefirmen und Dienstleistern erfolgreich in einzelnen Projekten umgesetzt werden.

Doch selbst nach einer erfolgreichen Digitalisierung von Schulen und Verwaltungen durch teure Beschaffungs- und Integrationsmaßnahmen sowie Schulungen zur Bedienung von Systemen funktionieren die meisten betroffenen Institutionen wie vor der Digitalisierung.

Man erledigt das Gleiche wie vor der Digitalisierung nur halt jetzt digital und manchmal auch schneller. Die meisten Nutzer werden zu Systembedienern degradiert. Was vorher der Leitz-Ordner war, ist jetzt das File-Share, was vorher per Rundschreiben kommuniziert wurde, ist anschließend ein Massenmailing, das Papier-Formular wird zu einen druckbaren PDF. Trotz Milliarden von Fördermitteln scheint sich die Arbeit nicht zu verändern. Vielmehr vergrößert sich in Teilen sogar der Aufwand in der Umsetzung, weil die neuen digitalen Systeme einfach nur als zusätzliche Arbeitsmittel gesehen werden.

Der Grund für diese Wahrnehmung ist die fehlende „Digitale Transformation“. Sie ist der eigentliche Hebel im Zeitalter der Digitalität. Genau diese Transformation wird faktisch in allen Lebensbereichen ignoriert. 

Warum ist das so?

Die Digitale Transformation kann man nicht in einem Projekt abbilden und sie ist auch nur bedingt mit Geld zu bekommen. Diese Transformation findet in den Köpfen der Lehrenden und Verwaltungsangestellten statt. Das ist zeitlich sehr aufwändig und hat kein definiertes Ende. Es ist Bestandteil des lebenslangen Lernens. Es erfordert eine permanente und langwierige Anpassung von eigenen Arbeits- und Verhaltensweisen. Dieser Prozess erfolgt bei jedem Menschen und auch in jedem Fachverfahren vollkommen unterschiedlich. Die größte Herausforderung bei der digitalen Transformation ist, dass sie nicht „von oben“ verordnet werden kann sondern bei jedem Betroffenen intrinsische Motivation benötigt, um sich darauf einzulassen.

Um genau diesen Zustand zu erreichen ist es sehr hilfreich, wenn die betroffenen Organisationen von externen Experten betreut werden. Diese sollten nicht zu tief in den Fachverfahren oder Abläufen stecken. Es es wichtig, dass genau diese Personen durch gezieltes Hinterfragen Denkanstöße geben und gleichzeitig bekannte Methoden und Verfahren aus der digitalen Welt für die Betroffenen anwendbar machen.

Ich nenne das gern „Transformation-Nudging“.

Es wird nicht erklärt, warum es nur anders funktionieren kann, es wird aber gezielt angestupst. Nur so kann aus meiner Sicht eine nachhaltige Entwicklung erfolgen.

Eine Entwicklung, die unser langjähriges Wissen in ein Zeitalter der Digitalität überführt. Es werden gute Verfahren weiter verbessert. Sie werden effizienter und bringen für viele den Spaß an der Arbeit zurück. Der Beruf wird wieder zur Berufung – alle profitieren – das Individuum am Meisten.

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Was sind die größten Hemmnisse?

Während amerikanische oder chinesische Tech-Konzerne auf einer digitalen Erfolgswelle surfen und soziale Medien aus unserem digitalen Alltag nicht mehr wegzudenken sind, scheinen Verwaltung und Schulen trotz massiver Förderung bei der Modernisierung in weiten Teilen auf der Stelle zu treten. Genau an diesem Punkt verhindern und blockieren vergangene Erfolge der deutschen Bürokratie und des deutschen Schulsystems die Veränderung. Weltweit galt die deutsche Bürokratie als zuverlässig, fair und im positiven Sinne als berechenbar. Auch das Schulsystem in Deutschland versorgte die innovative und erfolgreiche deutsche Wirtschaft sehr lange mit sehr klugen Köpfen, sodass deutsche Produkte und Dienstleistungen weltweit gefragt waren und sind. Unsere Erfolge beruhten auf unserer Innovationskraft und unserem Wissen. Es hat in der Vergangenheit einfach gut funktioniert.

Doch mittlerweile ist genau dieser Wissensvorsprung durch die schnelle und breite Verfügbarkeit des Wissens im Internet bedrohlich geschmolzen. Andere Staaten und internationale Konzerne agieren deutlich schneller und effizienter.

Ein wesentliches Alleinstellungsmerkmal hat sich aufgelöst. Und genau das sehen auch alle Betroffenen. Nicht ohne Grund wird tagein und tagaus in der Presse geschrieben, dass wir den Anschluss verloren haben.

Aus meiner Sicht ist das aber genau nicht der Fall – zumindest ist der Abstand nicht so groß, wie er immer beschrieben wird. Und er ist keinesfalls nicht aufholbar. 

Da das aber so nur selten kommuniziert wird, sieht die Gesellschaft nur diesen offenbar uneinholbaren Abstand. Sie sieht nur, dass regelmäßig millionenschwere digitale Initiativen scheitern. Sie sieht, dass wir es irgendwie nicht hinbekommen.

Was sie allerdings nicht sieht ist der Umstand, dass all die gescheiterten Projekte fast immer rein technischer Natur waren und den Status Quo digitalisieren wollten. Sie sieht nicht, dass man vorhandene Verfahren und Abläufen nicht grundlegend überdacht und gegebenenfalls mit den Möglichkeiten der neuen Technologien neu gedacht hat.

Was die Gesellschaft aber spürt ist, dass gefühlt niemand auch nur irgendeinen Vorteil von diesen großen Investitionen hat.

Wie kann die Digitale Transformation nachhaltig gestaltet werden?

Genau an diesem Punkt müssen wir erkennen, dass eine nachhaltige Veränderung nur durch eine persönliche Veränderung funktionieren kann. Die digitale Transformation beginnt bei jeden Einzelnen im Kopf und im eigenen Verhalten.

Das kann man fördern und dabei kann man auch gut unterstützen.

Man kann es nicht erzwingen.

Aber spätestens nach den ersten persönlichen Erfolgen beginnt die intrinsische Motivation zu wirken. Prozesse werde angepasst und überarbeitet, der individuelle Austausch mit anderen Betroffenen findet statt und man empfindet die fortschreitende Digitalisierung der eigenen Arbeit nicht mehr als Mehraufwand. Man erkennt die persönlichen Vorteile und den eigenen Nutzen. Man sieht, dass man wieder etwas bewegen kann – trotz eigentlich starrer Vorgaben.

Um genau diesen Prozess anzustoßen ist es notwendig, mit externer Expertise zu arbeiten. Experten, die nicht zu tief in den bekannten Fachverfahren oder Verwaltungsprozessen eingebunden sind. Personen, die nicht durch vorhandene Hierarchien begrenzt werden und einen „anderen Blick“ haben. Es müssen Experten sein, die die Möglichkeiten der neuen Technologien aufzeigen können und gleichzeitig in der Lage sind, individuellen Bedürfnisse der Betroffenen zu berücksichtigen. 

Sie müssen die betroffenen Organisationen befähigen, die Herausforderungen und Veränderungen selbst zu bewältigen. Das funktioniert nicht mit einer einzelnen Schulung. Das ist nur möglich mit einer Begleitung des Veränderungsprozesses. Diese Experten müssen in der Lage sein, ein Transformation Nudging zu betreiben. Das heißt, sie müssen durch gezieltes Nachfragen („Anstubsen“) die Veränderungs- und Denkprozesse auslösen, die in eine persönliche digitale Transformation münden, durch die die Betroffenen ihre Arbeit nicht mehr als Last empfinden. Diese Experten müssen praktisch vermitteln können, dass die Digitalisierung des eigenen Arbeitsumfeldes über die Zeit kein Mehraufwand sein wird. Und sie müssen ehrlich vermitteln können, dass sich die anfänglichen Aufwände auch für das Individuum auszahlen.

Es ist sicher, dass viele ihren Beruf wieder zur Berufung machen und damit die Gesellschaft weiterentwickeln – auch innerhalb bestehender Grenzen von Organisationen.

Genau dieser Ausblick muss uns antreiben, den Schritt zu gehen.

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